Per semplificare i rapporti tra cittadino e Pubblica Amministrazione sono state introdotte alcune norme in materia di documentazione amministrativa, in base alle quali molte situazioni e fatti, che prima dovevano essere dimostrati con appositi certificati, sono ora autocertificabili direttamente dal cittadino. Per ulteriori approfondimenti, è possibile consultare il D.P.R. n. 445 del 28/12/2000 recante il "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia ".
L'autocertificazione è una semplice dichiarazione, conosciuta anche come "dichiarazione sostitutiva di certificazione", che attesta una serie di fatti, stati e condizioni. Ha la stessa validità temporale dell'atto che sostituisce e va firmata dal cittadino interessato senza bisogno che la firma venga autenticata e va presentata, anche da un'altra persona, al posto dei certificati, insieme ad una fotocopia della carta di identità.
Con l'autocertificazione si possono attestare:

• la data e il luogo di nascita;
• la cittadinanza;
• il godimento dei diritti civili e politici;
• l'esistenza in vita;
• la residenza;
• lo stato di famiglia;
• lo stato di celibe/nubile, coniugato/a o vedovo/a o stato libero;
• la nascita del figlio;
• il decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente (nonno, genitore, figlio, nipote, ecc.);
• l'iscrizione in albi o elenchi tenuti dalle Pubbliche Amministrazioni;
• l'appartenenza a ordini professionali;
• il possesso di un titolo di studio o di una qualifica professionale; gli esami sostenuti; il possesso di un titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualifica tecnica;
• il proprio reddito e la situazione economica (anche ai fini della concessione di benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali), l'assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto, il possesso e il numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'Anagrafe Tributaria;
• lo stato di disoccupazione, la qualità di pensionato e la categoria di pensione, la qualità di studente;
• la qualità di legale rappresentante di persone fisiche e giuridiche, di tutore, curatore e simili;
• l'iscrizione presso Associazioni e Formazioni sociali di qualsiasi tipo;
• tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
• di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale;
• di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
• di vivere a carico di qualcuno;
• tutti i dati, a diretta conoscenza dell'interessato, contenuti nei registri dello stato civile;
• di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non avere presentato domanda di concordato.

Per certificare i dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, è sufficiente esibire un documento di riconoscimento.
La registrazione dei dati avviene attraverso la fotocopia non autenticata del documento stesso. Se il documento non è più valido, l'interessato deve dichiarare, in margine alla fotocopia, che i dati contenuti nel documento non sono variati dalla data del rilascio.
Le Amministrazioni devono acquisire d'ufficio le informazioni contenute negli atti o certificati e devono accettare l'autocertificazione. Il dipendente addetto che non accetta l'autocertificazione né l'attestazione di stati, qualità personali e fatti, tramite l'esibizione di un documento di riconoscimento, viola i doveri di ufficio. La stessa violazione si presenta anche nel caso in cui il dipendente richieda un certificato laddove è sufficiente l'autocertificazione.
Possono presentare autocertificazione anche i cittadini comunitari e i cittadini di Stati non appartenenti all'Unione regolarmente soggiornanti in Italia. L'autocertificazione può essere utilizzata solo per attestare stati, qualità e fatti certificabili da soggetti pubblici italiani. Il Pubblico Ufficiale deve accettare l'autocertificazione di chi non sa o non può firmare, ma è in grado di intendere e di volere, dopo averne accertata l'identità. L'autocertificazione di chi ha un temporaneo impedimento per problemi di salute, è resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente fino al terzo grado davanti ad un pubblico ufficiale che deve accertare l'identità della persona.
Le Amministrazioni devono effettuare idonei controlli sulla veridicità delle dichiarazioni rese dai cittadini e quando vengono riscontrate delle irregolarità, viene informato l'interessato che deve regolarizzare o completare la dichiarazione resa. Oltre alle sanzioni penali, la dichiarazione falsa comporta anche la decadenza dai benefici del provvedimento adottato. Non sono sostituibili con l'autocertificazione i seguenti documenti:

• certificati medici, sanitari, veterinari
• certificati di origine e conformità alle norme comunitarie
• brevetti e marchi

Devono accettare l'autocertificazione tutti gli Uffici delle Amministrazioni Pubbliche ed Enti o Aziende erogatori di pubblici servizi (per esempio Amministrazione Finanziaria, P.R.A., SIAE, Questura, Uffici Comunali - Provinciali - Regionali, Motorizzazione Civile, Uffici postali, Ufficio di collocamento, Camera di Commercio, A.S.L., E.N.E.L, A.S.M., Scuole, Università, ecc.)
Gli uffici privati (banche, assicurazioni, ecc) possono decidere se accettare o meno l'autocertificazione.

AUTOCERTIFICAZIONI PER CITTADINI STRANIERI

I cittadini di stati non appartenenti all'Unione Europea (extracomunitari), in possesso di regolare permesso di soggiorno possono rilasciare dichiarazioni sostitutive di certificazioni.
Esempio: lo stato di famiglia ed il certificato di residenza possono essere sostituiti da autocertificazioni se presentati ad enti pubblici o privati gestori di servizi pubblici quali Uffici Postali, Enel, Aziende di trasporto.
Le dichiarazioni sostitutive dell'atto di Notorietà possono essere effettuate limitatamente agli stati, qualità personali, o fatti certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani.
AI di fuori di questi casi, gli stati, le qualità personali e i fatti sono documentati mediante certificati o attestazioni rilasciati dalla competente autorità dello stato estero, corredati di traduzioni in lingua italiana, autenticata dall'autorità diplomatica o consolare italiana che ne attesta la conformità all'originale, dopo aver ammonito l'interessato sulle conseguenze penali derivanti dalla produzione di atti o di documenti non veritieri.